Allgemeine Hinweise
Bei den nachstehenden Erläuterungen handelt es sich um generelle Informationen. Im Einzelfall können weitere Unterlagen erforderlich sein. Gerade bei Auslandsbeteiligung (ausländische Staatsangehörigkeit; Ereignisse wie Heirat/Scheidung/Namensänderung/Adoption, die im Ausland erfolgt sind) ist es dringend erforderlich, persönlich Kontakt mit dem Standesamt aufzunehmen!
Kopien und Faxe stellen keine Urkunden dar, da eine Manipulation dieser Unterlagen leicht möglich ist.
Standesamtliche Urkunden sind nur gültig, wenn sie aus den Registern der im Standesamt geführten Bücher erstellt und vom Registerführenden Standesamt beglaubigt werden.
Beglaubigte Urkunden von anderen Stellen (Polizei, Kirche, Meldeämter, Schulen und anderen) können nicht akzeptiert werden.
Legalisation, Apostille, Urkundenüberprüfung
Urkunden können von den Behörden oftmals nur dann anerkannt werden, wenn ihre Echtheit oder ihr Beweiswert in einem besonderen Verfahren festgestellt worden ist. Zuweilen kommt es vor, dass eine formal echte ausländische Urkunde inhaltlich falsch ist. Es gilt also im internationalen Urkundenverkehr auch sicherzustellen, dass die Urkunden, mit denen ein Nachweis über ein personenstandsrechtliches Ereignis in einem anderen Land geführt werden sollen, sowohl von der dafür zuständigen Stelle ausgestellt wurden, als auch inhaltlich richtig sind.
Für ausländische Urkunden gibt es je nach Land bestimmte Überbeglaubigungsarten, die zum Beispiel vom Standesamt oder Oberlandesgericht gefordert werden:
- Legalisation
Die Legalisation ist eine amtliche Bescheinigung, die auf der ausländischen Originalurkunde nur durch die deutsche Auslandsvertretung des Heimatstaates angebracht wird. Hiermit wird bescheinigt, dass die Urkunde echt ist, das bedeutet die Unterschrift von der ausstellenden Person stammt, der Aussteller zur Aufnahme der Urkunde zuständig war und die Urkunde in der den Gesetzen des Ausstellungsortes entsprechenden Form aufgenommen wurde. Die Legalisation ist vom Urkundeninhaber selbst einzuholen. - Apostille
Eine Apostille ist – ebenso wie die Legalisation - die Bestätigung der Echtheit einer öffentlichen Urkunde. Sie wird jedoch – anders als bei der Legalisation - von einer dazu bestimmten Behörde des Staates, durch den die Urkunde ausgestellt wurde, erteilt. Eine Beteiligung der deutschen Auslandsvertretung, ist dann nicht mehr notwendig.
Die Apostille wird anstelle der Legalisation in den Vertragsstaaten des „Haager Übereinkommens zur Befreiuung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation“ verlangt. Diesem Übereinkommen sind verschiedene Länder beigetreten, unter anderem Deutschland. Die Apostille ist vom Urkundeninhaber selbst einzuholen.
Die Apostille auf eine von dem Standesamt Heidelberg ausgestellte Urkunde erteilt das Regierungspräsidium Karlsruhe. - Überprüfung der inhaltlichen Richtigkeit einer Urkunde durch die deutsche Auslandsvertretung
Es gibt Staaten, deren Urkundswesen sich als so unsicher erwiesen hat, dass selbst die deutsche Auslandsvertretung in dem jeweiligen Staat nicht mehr die Echtheit durch die Legalisation bestätigen kann. In diesen Fällen muss eine Überprüfung der Urkunde über das Standesamt bei der jeweiligen deutschen Auslandsvertretung beantragt werden. In diesem teilweise mehrmonatigen Verfahren werden die Urkunden durch Vertrauensanwälte der Auslandsvertretung auf deren Echtheit überprüft. Hierzu muss eine Kaution von circa 250 bis 400 Euro beim Standesamt hinterlegt werden.
Nähere Informationen hierzu erhalten Sie beim Standesamt.
